Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de SignMail, nous collectons les données suivantes :

a) Données de compte administrateur

• Nom, prénom, adresse email professionnelle
• Mot de passe (hashé, jamais stocké en clair)
• Données de connexion (date, heure)

b) Données utilisateurs finaux (collaborateurs des organisations clientes)

• Nom, prénom, email professionnel, poste, département, téléphone
• Photo de profil (si fournie)
• Ces données sont fournies par l'organisation cliente via synchronisation GLPI, Azure Active Directory ou Google Workspace

c) Données de facturation

• Nom de l'organisation, email de facturation
• Les données de carte bancaire sont gérées exclusivement par Stripe (certifié PCI-DSS) — SignMail n'a jamais accès aux données de carte

d) Données techniques

• Adresses IP, logs de connexion, données de navigation anonymisées

3. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées pour :

• Fournir le service de gestion de signatures email
• Gérer les comptes et abonnements
• Envoyer les notifications relatives au service
• Améliorer la plateforme (statistiques anonymisées)
• Respecter nos obligations légales

4. Base légale

• Exécution du contrat (fourniture du service SignMail)
• Intérêt légitime (sécurité, amélioration du service)
• Obligation légale (conservation des données de facturation)
• Consentement (cookies analytics)

5. Conservation des données

• Données de compte : durée de l'abonnement + 3 ans
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale)
• Logs techniques : 90 jours
• Données analytics : 13 mois (Matomo)

6. Hébergement et transferts

L'ensemble des données est hébergé en France sur des serveurs situés dans l'Union Européenne. Aucun transfert de données personnelles n'est effectué vers des pays tiers à l'UE.

Sous-traitants :

• OVHcloud (hébergement) — France
• Stripe (paiement) — certifié PCI-DSS
• TurboSMTP (envoi d'emails)
• Matomo Analytics (statistiques) — hébergé sur nos serveurs, données anonymisées

7. Vos droits (RGPD)

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité
• Droit d'opposition

Pour exercer ces droits, contactez-nous à : contact@signmail.fr — nous répondrons dans un délai maximum de 30 jours.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr — 3 place de Fontenoy, 75007 PARIS

8. Cookies

SignMail utilise :

• Cookies techniques — essentiels au fonctionnement, pas de consentement requis
• Matomo Analytics — mesure d'audience anonymisée, hébergé en France. Les données sont anonymisées et ne permettent pas l'identification des visiteurs. Aucune donnée n'est partagée avec des tiers.

9. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La date de dernière modification est indiquée en haut de page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email.